はじめに
「懇親会の幹事、お願いできるかな？」
そんな一言で突然任され、何から手をつければいいのか分からず不安になっていませんか？
普段イベント企画に慣れていない方にとっては、進行や準備、段取りなど、考えることが多くて戸惑う場面も多いはずです。
でもご安心ください。
この記事では、懇親会幹事が押さえるべき基本から、準備・当日・終了後の流れまで丁寧に解説します。
「これさえ読めば大丈夫！」と思えるような、チェックリスト代わりにもなる内容です。
初心者でも失敗せず、参加者に喜ばれる懇親会を実現するために、ぜひ最後までご覧ください！
懇親会とは？基本を押さえておこう
懇親会とは、社員同士の親睦を深めるために行われる社内イベントのひとつです。
新入社員の歓迎、プロジェクトの打ち上げ、部署間交流など、目的はさまざまですが、共通しているのは「コミュニケーションの活性化」を目的としている点です。
また、比較的カジュアルな雰囲気で、参加者同士が打ち解けやすいようにゲームや軽食を取り入れることも多く、普段の業務ではなかなか話す機会がないメンバー同士で会話をしたり、ゲームに取り組んだりすることで距離が縮まり、職場の一体感を高めるきっかけにもなります。
特に、社員数が増えてきたり部署が分かれていたりする企業では、定期的な懇親会が職場の雰囲気づくりに大きく貢献します。
まずは懇親会の「役割」を知っておくことで、企画や進行に自信が持てるようになりますよ！
懇親会幹事の仕事とは？
懇親会の幹事は、いわばイベント全体の“舵取り役”。
参加者にとって楽しい時間になるかどうかは、幹事の準備と段取りにかかっていると言っても過言ではありません。
具体的な仕事は、まず「日程調整」「会場選び」「参加者への案内」などの基本的な準備からスタートします。
その後は「当日の進行表の作成」「司会の準備」「飲食やアクティビティの手配」など、細かな業務が続きます。
また、当日は受付や時間管理など、裏方として全体をサポートする役割も重要です。
トラブルが起きた時の対応や判断も、幹事に求められることが多くあります。
慣れていないと大変に感じるかもしれませんが、事前にしっかり準備をしておけば、当日も安心して進行できます。
懇親会準備の流れとスケジュール
懇親会の準備は、開催の2か月～1ヶ月半前からスタートすると安心です。
最初に行うのは、目的の明確化。
「新入社員の歓迎」「部署間の交流」「プロジェクトの打ち上げ」など、目的によって内容も雰囲気も変わるため、軸を決めておきましょう。
次に、上司や関係部署と日程を調整し、会場の予約を進めます。
参加人数の見込みを立てて、飲食やレイアウトのイメージを固めておくとスムーズです。
1か月前までには、企画内容（ゲームやアクティビティ）と進行スケジュールを作成。
案内文の送付や出欠の確認もこの時期に行いましょう。
1週間前にはリマインドや備品の最終確認、当日は進行役・受付など役割分担を明確にしておくと安心です。
慣れていなくても、段階を追って準備すれば問題ありません。
後半で紹介する「チェックリスト」も参考に、抜け漏れなく準備していきましょう！
懇親会プログラムの立て方
懇親会のプログラムは、「穏やかに始まり、徐々に盛り上がる」流れを意識すると参加者が楽しみやすくなります。
おすすめの構成は、以下のようなシンプルな3部構成です。
まずはオープニング。
司会の挨拶や幹事からの趣旨説明、上司からの一言などで雰囲気を整えます。
ここでは堅すぎず、親しみやすい雰囲気を出すのがポイントです。
次にメインの交流タイム。
歓談を中心にしながら、参加者の緊張がほぐれるようなゲームやレクリエーションを取り入れましょう。
体験型のコンテンツを導入することで、自然なコミュニケーションが生まれます。
最後はクロージング。
締めの挨拶や集合写真、次回の案内などで余韻を残しつつ、自然に終了できると好印象です。
時間配分としては、全体で90分～2時間が目安。
メインの交流タイムの時間配分は、食事・歓談中心なら7～8割、ゲームや企画を含める場合は食事2～3割、ゲームや企画は5～6割程度で調整するとバランスが良くおすすめです。
当日の持ち物・役割分担チェックリスト
懇親会当日は、事前に準備した内容を円滑に進めるための「準備」と「役割分担」が成功のカギになります。
抜け漏れを防ぐため、以下のチェックリストを参考に整理していきましょう。
【持ち物チェック例】
・進行スケジュール表（タイムテーブル）
・名簿（参加者一覧）
・司会用の台本や挨拶メモ
・ゲームや企画に使う道具（備品・景品・筆記用具など）
・予備の文具（マジック、ガムテープ、ハサミなど）
・会場案内の掲示物や受付用名札
・スマホ充電器やマイク、BGM用の機器（必要に応じて）
【役割分担の例】
・司会進行：全体の流れをリード
・受付係：参加者の対応と名簿チェック
・写真撮影係：記録用の撮影担当
・ゲーム担当：企画の説明と進行
・会場見回り担当：飲食の準備と補充、参加者フォロー
・片付け担当：終了後の備品整理と忘れ物確認
役割は1人に偏らないようチームで分担し、「誰が・いつ・何を」やるかを事前に共有し、幹事全員が把握しておくと安心です。
必要に応じて、LINEグループなどで当日も連携できるようにしておきましょう。
懇親会の満足度を上げる！おすすめの企画をご紹介
コミュニケーション活性を目的とした懇親会では、参加者が気軽に参加でき、自然に会話が弾むような体験型の企画を取り入れるのがおすすめです。
ここでは、初心者幹事でも取り入れやすく、自然な交流を促すおすすめのコンテンツを2つご紹介します。
1. リアル謎解き懇親会「waku-work Company！」
幹事の負担：
←少ない ★☆☆☆☆ 多い→
オリジナリティ度：
←低い ★★★★☆ 高い→
盛り上がり度：
←低い ★★★★★ 高い→
「waku-work Company！」は、チームで協力して謎解きに挑戦しながら、自然なコミュニケーションを促進する体験型ゲームです。
制限時間内にさまざまな「ワーク（謎解き）」に挑み、獲得した得点を競い合うシンプルなルールながら、職場に必要な協調性やチームワークを自然に高めることができます。
謎解きが得意な人だけではクリアできないため、チーム内で情報を共有し、話し合いながら解決に向かう過程で、参加者同士の距離がぐっと縮まりますよ。
ゲームでは「手先を使った作業」や「複雑な模様を言葉だけで説明する」といった多様な課題が出題されるため、個々の得意分野を活かしながら役割を分担でき、全員が活躍できる仕組みになっています。
これにより、異なる部署や普段関わりの少ない同僚とも自然とコミュニケーションが生まれ、職場全体の一体感が生まれるでしょう。
さらに、会場や飲食の手配、当日の運営やMCの進行まで対応可能なので、初めての幹事の方には特におすすめです。
他の準備に専念できるほか、当日は参加者と一緒にゲームを楽しむことができます。
出題量はイベントの目的やスケジュールに応じて調整できるため、時間に制限がある場合でも柔軟に対応できますよ。
2. 協力型バラエティクイズ懇親会「ミンナDEアンサー」
幹事の負担：
←少ない ★☆☆☆☆ 多い→
オリジナリティ度：
←低い ★★★★★ 高い→
盛り上がり度：
←低い ★★★★★ 高い→
「ミンナDEアンサー」は、企業向けに制作されたオリジナルクイズにチーム対抗で挑戦するバラエティ番組風の懇親会コンテンツで、笑いや協力を通じて職場の一体感を生み出します。
ゲーム内容は、「ミンナDEワンワード」や「ミンナDEパーセント」など、多彩なクイズコーナーを5種類用意。
問題は専門のクイズ作家が作成し、特定の知識を必要としないため、直感や会話を通じて誰もが気軽に楽しめます。
MCや進行もプロに任せられるので、幹事の負担も少なく特別感のあるイベントが実現します。
プランは、企業ごとの要素を含めた「セミカスタマイズプラン」と、完全オリジナルの「オーダーメイドプラン」の2種類。
会社に関するクイズを取り入れれば、社員が会社について楽しく学べる機会にもなりますよ。
チーム編成や時間調整も柔軟に対応可能ですので、予算や目的に応じた最適なプランをご提案します。
まとめ｜段取り把握と計画性がカギ
懇親会の幹事は、準備することや考えることが多く大変ではありますが、事前に段取りを把握して計画的に準備を進めていければ、参加者の記憶に残る素敵なイベントにすることができます。
今回ご紹介したスケジュールの立て方や役割分担、簡単に盛り上がるゲームを参考に、ぜひ自信を持って取り組んでみてくださいね。
特に初めての幹事にとっては「何から始めればいいのか分からない」という不安がつきもの。
そんなときは、この記事をチェックリスト代わりに使って、準備や当日の進行に役立てていただければと思います。
また、株式会社ハレガケでは、社内懇親会をより魅力的なイベントにするため、企画から運営までトータルサポートを提供しております。
貴社の特性に合わせたオーダーメイドプランも対応可能です。
「目的や時期しか決まっていない……」そんな状況でも大丈夫！
まずはお気軽にお問い合わせください。
なお、初めての幹事で不安な方には、こちらの記事もおすすめです。
