はじめに
この記事をご覧のあなた。
突然の幹事任命に、驚きと不安でいっぱいなのではないでしょうか？
初めての懇親会幹事。右も左も分からず、
「どんな準備をすればいいの？」
「当日はどうやって進行すればいいの？」
「そもそも、幹事って何をすればいいんだっけ……？」
そんな悩みをお持ちのあなたも、ご安心ください！
この記事では、懇親会幹事を初めて任されたあなたに向けて、特に重要な役割である「司会進行」に焦点を当て、懇親会を成功に導くためのノウハウを、わかりやすく丁寧に解説していきます。
準備から当日の流れ、注意点、そして盛り上げるためのヒントまで、懇親会を成功させるためのポイントを詰め込みました。
この記事を読めば、初めての懇親会幹事も怖くありません！
自信を持って、参加者全員が楽しめる最高の懇親会を作り上げていきましょう！
1. 司会進行の役割を理解しよう！
懇親会幹事の重要な役割の一つに、”司会進行”があります。
司会進行役は、単にプログラムを進行するだけでなく、参加者全員が楽しめる空間を作り出す、いわば懇親会の”舵取り役”です。
具体的には、どのような役割があるのでしょうか？
まず、時間管理。
限られた時間の中で、プログラムを滞りなく進行させることが求められます。事前にタイムスケジュールを作成し、各プログラムにかける時間を決めておくことが重要です。
そして、情報伝達。
参加者に必要な情報を、適切なタイミングで、わかりやすく伝えることも、司会進行の大切な役割です。例えば、会場の案内や、プログラムの変更などを、的確にアナウンスすることで、参加者は安心して懇親会を楽しむことができます。
さらに、雰囲気作りも重要な役割です。
場の空気を読み、適切な言葉遣いや、ときにはユーモアで、和やかで楽しい雰囲気を作り出します。参加者同士のコミュニケーションを促し、一体感を醸成することで、懇親会をより盛り上げることができます。
加えて、場を円滑に進めることも重要です。
参加者や登壇者がスムーズに話せるような雰囲気作りや、予想外のハプニングが起きた時の対応など、状況に応じて柔軟に対応することで、懇親会を成功に導くことができます。
このように、司会進行役は、懇親会を成功させるために、多岐にわたる役割を担っています。それぞれの役割を理解し、責任を持って取り組むことで、参加者全員が満足できる懇親会を実現できるはずです。
2. 懇親会までの準備
懇親会を成功させるためには、事前の準備が何よりも大切です。
初めて幹事を任された方でも、落ち着いて一つずつ準備を進めていけば大丈夫です。ここでは、当日スムーズに進行するための準備について詳しく解説していきます。
①メンバーとの連携
幹事はイベント全体の企画責任者ですが、当日運営を共にする運営メンバーとの協力が欠かせません。
密なコミュニケーションと情報共有をおこない、参加者全員が楽しめる懇親会を目指しましょう。
まずは、イベントの目的やテーマ、対象となる参加者層について、しっかり話し合いましょう。参加者の人数や年齢層、役職なども把握しておくことで、当日の進行や雰囲気作りに役立ちます。
懇親会の内容についても、プログラム、タイムスケジュール、余興など、詳細な情報共有が必要です。特に、誰にどんな挨拶をお願いするのか、役職と名前を間違えないように、参加者のリストを確認しておきましょう。
会場のレイアウトや設備、アクセス方法なども共有しておくと、当日の案内がスムーズになります。予算や景品、必要な備品なども、事前に確認しておきましょう。
そして、企画、準備、手配、当日の進行、時間管理、雰囲気作りを誰が担当するのか。それぞれの役割を理解し、協力して準備を進めていきましょう。
定期的に幹事メンバーで打ち合わせを行い、進捗状況や課題を共有することも大切です。可能であれば、一緒に会場を下見し、当日の動きをシミュレーションしておくと、よりスムーズな進行ができるでしょう。
②司会進行台本の作成
司会進行台本は、いわば懇親会を成功させるための設計図です。
台本を作成することで、時間配分を意識したスムーズな進行を支えます。
台本には、時間、プログラム内容、担当者名はもちろん、具体的なセリフやアナウンス内容、注意事項などを細かく記載していきましょう。BGMや照明、映像などの演出についても、盛り込むタイミングや内容を明確にしておくと、当日のオペレーションがスムーズになります。
また、開会の挨拶やゲーム、余興などの詳細な流れも決めておきましょう。緊急連絡先や、トラブル発生時の対応手順なども記載しておくと、いざという時に役立ちます。
台本を作成する際のポイントは、タイムスケジュールに沿って、具体的なセリフや動きを書き出すことです。
参加者の反応や状況を想定し、柔軟に対応できるよう、複数のパターンを用意しておくと安心して本番に臨めるでしょう。
そして、登壇者や関係者の名前、役職、そして読み方も正確に記載しましょう。特に、名前の読み方は間違えやすいので、ふりがなをふっておくと安心です。
最後に、作成した台本は必ず声に出して読み上げ確認しましょう。時間配分やセリフの言い回しなどを確認し、必要があれば修正します。
③リハーサル
リハーサルは、本番で緊張せずにスムーズに進行するための最後の仕上げです。
台本を基に、実際に声に出して練習することで、自信を持って当日を迎えることができます。
リハーサルでは、台本の読み合わせはもちろん、時間配分やセリフの確認、声の大きさやトーン、スピードの調整などを行いましょう。立ち位置や動き、目線なども確認し、本番を想定した練習をすることが重要です。
また、BGMや照明、映像などの演出も、実際に操作しながら確認しましょう。開会の流れや質疑応答、ゲーム、余興なども、流れを確認しておくと、当日のスムーズな進行に繋がります。
リハーサルを行う際のポイントは、本番と同じ服装、持ち物で行うことです。
録音・録画をして客観的に自分の進行を確認するのも良い方法です。改善点があれば修正し、必要であれば再度リハーサルを行いましょう。
可能であれば、第三者にリハーサルを見てもらい、客観的な意見をもらうのも良いでしょう。
3. 懇親会当日の流れ｜臨機応変な対応を意識できると◎
ここでは一般的な懇親会当日の流れをご紹介します。司会進行台本も、これを基に作成すると良いでしょう。
①開会
開会は、懇親会のスタートを告げる重要なアナウンスです。
参加者へ気持ちを込めて、明るくハキハキとした口調で、聞き取りやすい声で話しましょう。参加者全体に目を配り、アイコンタクトを取ることも大切です。
挨拶は「皆様、本日はお忙しい中、懇親会にご参加いただき、誠にありがとうございます。只今より、懇親会を開会いたします。」のように、簡潔でわかりやすいメッセージを伝えましょう。
緊張するかもしれませんが、開会の時に場を和ませられると◎です。
「本日の司会進行を務めます、〇〇部の〇〇です。皆様にお楽しみいただけるよう、幹事一同準備を進めてまいりました。至らぬ点もあるかと存じますが、今日のこの会が、ここにいる全員にとって良い思い出となるように精一杯努めてまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします！」のように、自己紹介を交えながら、親しみやすい雰囲気で話しかけてみましょう。
②挨拶
懇親会のテーマや目的を参加者に伝え、一体感を高めるために重要なパートです。
参加者の中で最も役職が高い方に依頼するのが一般的です。
司会が登壇者を紹介する際は、名前、役職、所属を正確に紹介することはもちろん、その方の実績やエピソードなどを紹介することで、参加者の興味関心を高めることができます。
また、登壇者が話しやすい雰囲気を作ることも大切です。
話に合わせて、適宜拍手や合いの手を入れるなどして、場を盛り上げましょう。もし、登壇者が想定よりも長く話をされている場合は、タイミングを見計らって話を締めるように促すことも、司会進行の役目です。
③乾杯
役職の高い方や、発声が得意な方に乾杯の発声をお願いしましょう。
事前に乾杯の挨拶の内容や時間を打ち合わせておくことも大切です。
参加者全員がグラスを持ち、乾杯できるよう、丁寧にアナウンスしましょう。未成年の方やアルコールが飲めない方がいる場合は、ソフトドリンクでの乾杯を促す気配りも必要です。
④食事・歓談
乾杯の挨拶を終えたら、食事と歓談の時間です。
料理や飲み物の紹介をしたり、参加者同士の交流を促すアナウンスをしたりするなどして、場を盛り上げましょう。話しやすい雰囲気作りとして、落ち着いたBGMをバックで流すのもおすすめです。
会場の様子を見ながら、参加者全員が楽しめるよう話題を提供したり、静かなテーブルに積極的にコミュニケーションを取りにいったりすることも大切です。
立食形式の場合は、テーブルの上の食事や飲み物が少なくなってきたらタイミングを見て補充するなど、参加者が快適に過ごせるように気を配りましょう。
⑤余興・ゲーム
余興・ゲームは、懇親会をさらに盛り上げ、参加者全員が楽しめるプログラムです。参加者の年齢層や好みに合わせた内容を企画しましょう。
参加者全員が負荷なく楽しめるように、ルールが理解しやすいものにすると良いでしょう。
また、事前に必要な道具や景品を用意し、ルールや進行方法、得点の計算方法や順位付けのルールなどを再度確認しておくこともとても大切です。
参加者全員が楽しめるよう、わかりやすく説明し、積極的に参加を促しましょう。
⑥締めの挨拶
感謝の言葉を述べるとともに、懇親会全体のまとめを行いましょう。
締めの挨拶は、役職の高い方にお願いするのが一般的です。事前に挨拶の内容や時間について、依頼しておきましょう。
また、今日のハイライトや思い出に残っている出来事をインタビュー形式で質問するのもおすすめです。「そんなこともあったね～！」「楽しかったなぁ」と和やかな雰囲気で余韻を楽しんでもらえます。
⑦閉会
閉会は、懇親会の最後を締めくくるアナウンスです。
参加者への感謝の気持ちを司会からも伝え、閉会を宣言します。忘れ物や注意事項などをアナウンスし、最後まで気を抜かずに、丁寧な対応を心がけましょう。
二次会がある場合は、ここで時間と場所をアナウンスすると、参加者がスムーズに移動できます。
このように、懇親会当日は、様々な状況に応じて臨機応変に対応することが求められます。
臨機応変に対応するためには、事前のシミュレーションや準備がとても大切になってきます。
余裕を持って準備を行い全体の流れを把握し、落ち着いて対応できる状態で本番を迎えましょう。
4. 司会進行を成功させるコツ
司会進行は、単にプログラムを進行するだけではありません。参加者全員が笑顔で楽しめる、最高の時間を作り出すことがあなたの使命です。
このトピックでは、司会進行を成功させるコツをご紹介します。
①明るくハキハキと話す
聞き取りにくい声や、ぼそぼそとした話し方では、参加者は内容を理解するのに苦労してしまいます。
明るくハキハキとした声で、ゆっくりと話すことを心がけましょう。特に、緊張すると早口になりがちなので、意識して落ち着いて話すようにしましょう。
また、声のトーンも重要です。
高すぎず低すぎず、聞き取りやすいトーンで話すようにしましょう。
②笑顔を絶やさない
笑顔は、場の雰囲気を明るくし、参加者の緊張をほぐす効果があります。
常に笑顔を心がけ、参加者とアイコンタクトを取りながら話すようにしましょう。
特に、参加者が緊張している場面や、場が静まりすぎている場面では、積極的に笑顔を見せるようにしましょう。あなたの笑顔が、参加者の笑顔を引き出し、会場全体に笑顔があふれるような、そんな雰囲気作りを目指しましょう。
③参加者とのアイコンタクト
参加者全体に目を配り、アイコンタクトを取ることは、一体感を作り出す上でとても重要です。
特定の参加者ばかりに話しかけたり、特定の方向ばかりを見て話したりするのは避けましょう。
参加者一人ひとりに目を配り、話しかけるように意識することで、参加者は「自分もこの懇親会に参加しているんだ」という一体感を感じることができます。
④臨機応変に対応する
どんなに準備を万全にしても、予期せぬトラブルや時間調整が必要になる場面は必ずあります。
そんな時でも、焦らず冷静に対応することが大切です。
例えば、余興が予定より長引いてしまった場合は、歓談時間を短縮するなど、臨機応変にプログラムを調整しましょう。参加者が酔っぱらって騒がしくなってしまった場合は、声をかけ、落ち着いていただくようお願いしましょう。
大切なのは、どんな状況でも慌てず、落ち着いて対応することです。
⑤時間配分に気を配る
懇親会は、開始時間と終了時間が決まっています。時間配分を意識し、時間内にスムーズに進行できるよう、常に時計を確認しながら進めましょう。
特に、挨拶や余興など、時間が前後しやすいプログラムについては、事前に時間を決めておき、時間になったら区切るようにしましょう。また、余白の時間をあらかじめ組み込んでおくのもおすすめです。
それでも時間が押してしまった場合は、プログラムを一部省略するなど、臨機応変に対応する必要があります。
5. 注意すべきポイント
懇親会は、参加者全員が楽しい時間を共有し、親睦を深めるための場です。
そのため、司会進行役として、参加者全員が気持ちよく過ごせるように、細かな気配りを心がけることが大切です。
特に注意すべき点は、以下の4点です。
①参加者の役職・名前を間違えない
挨拶や紹介の際に、参加者の役職や名前を間違えないようにしましょう。
事前に参加者リストをよく確認し、正確に把握しておきましょう。不安な場合はふりがなを振っておくなど、対策をしておくと安心です。
②失礼な言動を避ける
お酒の席では、つい気が緩んでしまい、失礼な言動をしてしまうことがあります。
しかし、司会進行役は、冷静さを保ちながら周囲の様子を見て、場を盛り上げる雰囲気を作り出すことが求められます。
言葉遣いや態度には注意を払い、相手を尊重する気持ちを忘れないようにしましょう。
また、もしも他の参加者が失礼な言動をしてしまった場合は、司会進行役として、適切に注意したり、場を収めたりする必要があるかもしれません。
③個人的な話題は控える
懇親会は、参加者全員が楽しめる場であるべきです。そのため、個人的な話題や内輪ネタは避け、参加者全体が興味を持てる話題を提供するように心がけましょう。
もし、特定の参加者と個人的な話をしたい場合は、懇親会後などに個別で話すようにしましょう。司会進行中は、あくまで中立的な立場で、参加者全員に配慮することが大切です。
④飲みすぎに注意
楽しいお酒の席では、つい飲みすぎてしまうこともあるかもしれません。しかし、司会進行役は、最後まで気を抜かずに、責任を持って役割を果たす必要があります。
参加者との交流を楽しむことも大事ですが、懇親会自体を成功に導くためにも、適度な飲酒を心がけましょう。
6. 参加者が楽しめる企画のヒント
懇親会が単なる飲み会で終わってしまうのではなく、参加者にとって「楽しかった」「記憶に残った」と思えるような、特別な時間にしたいですよね。
そのためには、工夫を凝らした企画を取り入れることが重要です。
①みんなで盛り上がれるゲーム
チーム対抗ゲームやクイズ大会など、参加者全員が楽しめるゲームは、懇親会を盛り上げるための定番です。
懇親会で実施するものは、年齢や役職に関係なく誰でも参加できるゲームを選ぶことがポイントです。
また、景品を用意すると、さらに盛り上がること間違いなしです。
②記憶に残る特別な余興
参加者による出し物やプロのパフォーマーによる余興など、特別な演出は懇親会をより華やかに、記憶に残るものにしてくれます。
参加者の特技を活かした出し物や、サプライズでゲストを呼ぶなど、オリジナリティあふれる企画で参加者を驚かせましょう。
③写真・動画撮影で思い出を残そう
懇親会の様子を写真や動画で記録しておけば、後から振り返って楽しむことができます。
参加者同士で写真を共有したり、社内報などに掲載したりするのも良いでしょう。参加者全員で思い出を共有できるような工夫をしてみましょう。
④景品で参加意欲を高めよう
ゲームの景品や参加賞を用意することで、参加者のモチベーションを高めることができます。
景品は、参加者の年齢層や好みに合わせて選びましょう。高価なものでなくても、ちょっとしたお菓子や飲み物、ギフトカードなど、消耗品やもらって嬉しいものを用意すると良いでしょう。
7. 困った時のQ&A
どんなに準備万端でも、予期せぬトラブルが起こる可能性はあります。
「参加者が予定より早く来てしまった！」 「余興が長引いてしまった！」 「参加者が酔っぱらって騒いでいる！」
そんな時でも、慌てずに対応できるよう、よくあるトラブルと対処法をまとめました。
Q：参加者が予定より早く集まった場合は？
A：自己紹介タイムを設けたり、簡単なゲームやクイズなどを実施したりして、場を繋ぎましょう。参加者同士がコミュニケーションを取れるような、アイスブレイクになるような企画を用意しておくと便利です。
Q：余興が予定より長引いてしまった場合は？
A：歓談時間を短縮したり、プログラムの一部を省略したりするなど、臨機応変にプログラムを調整しましょう。状況に応じて、柔軟に対応することが大切です。
Q：参加者が酔っぱらって騒がしくなってしまった場合は？
A：まずは、落ち着いて、その方に直接声をかけてみましょう。周りの人に迷惑をかけていることを伝え、静かにしていただくようにお願いしましょう。それでも改善が見られない場合は、席を移動していただくか、場合によっては、幹事や上司に相談する必要があるかもしれません。
Q：機材トラブルが発生した場合は？
A：マイクやプロジェクターなどの機材トラブルは、懇親会を中断させてしまう可能性があります。事前に予備の機材を用意しておくか、すぐに対応できるよう、スタッフに連絡先を伝えておくなどの対策をしておきましょう。
Q：参加者からクレームが出た場合は？
A：まずは、誠意を持って謝罪し、状況を把握しましょう。クレームの内容によっては、対応を検討する必要があるかもしれません。必要に応じて、幹事や上司に相談し、適切な対応をしましょう。
このように、懇親会では、様々な状況が起こり得ます。
想定されるトラブルを事前に予測し、対応策を考えておくことで、落ち着いて対処できるはずです。
8. 最後に
司会進行に焦点を当て、懇親会を成功に導くためのノウハウを解説しました。
初めての幹事・司会進行は緊張するかもしれませんが、事前の準備と心構えで、必ず成功させることができます。この記事を参考に、参加者全員が笑顔になれる、最高の懇親会を作り上げてください！
最後に、株式会社ハレガケでは、これまで培った謎解きイベントの企画制作の実績を基に、各企業様に合わせたオリジナルの謎解きイベントやクイズイベントを制作・プロデュースすることが可能です。
また、事前の準備から当日の運営までまるっとおまかせ可能なので、今回のブログでご紹介した内容もすべてカバーすることができ、担当者の方の負担を大きく減らすことができます。
さらにイベント当日は、担当者の方も参加者として参加することができるので、他の参加者の方との交流や思い出作りに積極的に参加できます。
開催目的やご予算等に応じて、ぴったりの企画をご提案させていただきますので、興味をお持ちいただけましたら、まずはお気軽にご相談ください。
