はじめに
「送別会の幹事をお願いされたけど、正直なにをすればいいのか分からない……」そんな不安を抱えていませんか？
この記事では送別会の目的や意味、幹事の基本的な役割、準備から当日までの流れをわかりやすく解説します。
初めてでも迷わないよう、チェックリスト的に使える内容をまとめました。
送る側も送られる側も気持ちよく過ごせる、心に残る送別会の実現を目指しましょう！
送別会とは？目的と意味をおさらい
送別会とは、異動・退職・転職などで職場を離れる人に感謝の気持ちを伝え、今後の活躍を願って送り出すための会です。
職場での一区切りを祝う節目として行われ、形式ばったものからカジュアルな食事会まで、企業やチームの文化に合わせてさまざまな形で開かれます。
「親睦会」や「懇談会」との違いは、送別会が“送り出す人”に焦点を当てて開催される点です。
主役のこれまでの貢献に感謝し、場を和やかに演出することで、送る側のメンバーも「気持ちを新たに、また頑張ろう！」という気持ちになり、今後のチームの一体感を高める機会にもなるでしょう。
また、送別会を通じて、今まで話す機会のなかった人同士が言葉を交わすことも多く、単なるお別れの場ではなく“人と人のつながり”を再確認できる場でもあるのです。
幹事の仕事とは？送別会の全体スケジュール
送別会の幹事は、企画・準備・当日の進行までを担う大切な役割です。
とはいえ、全体の流れを把握しておけば、初めてでも無理なく進めることができますよ。
まずは、送別会を開く日程を決め、会場の候補を選定します。
次に、送る相手の情報（部署、在籍年数、関係性など）を整理し、会の方向性を固めます。
続いて、参加者の招集・出欠確認・会場予約を行い、進行内容や挨拶の依頼、プレゼントの準備などを進めていきます。
一般的には、1ヶ月～3週間前から準備をスタートするのが理想的。
直前になると会場や参加者の調整が難しくなるため、余裕を持ったスケジュール管理が成功のカギです。
当日は、司会進行やタイムキープ、最後の締めの挨拶など、細かい対応も求められますが、段取りさえ押さえておけば慌てる心配はありません。
次の章では、具体的に何を準備すればよいかを詳しく見ていきましょう。
幹事がやること①：準備編
1. 開催日程の調整
まずは、主役のスケジュールを確認し、開催候補日を2～3日程ピックアップ。
主役だけでなく、関係の深いメンバーが参加できる日を優先して調整しましょう。
2. 会場の選定・予約
人数や雰囲気に合った会場を探し、仮予約を取ります。
おすすめは以下の条件を満たす場所です。
・駅からアクセスがよい
・貸切や個室がある
・予算に合わせたコースがある（飲み放題付きがベター）
料理の好みやアレルギー情報も事前にヒアリングできると親切です。
また、メッセージ付きプレートや特別デザートを用意できるサービスは、特別感や思いが伝わり喜ばれるのでおすすめです。
3. 社内向け案内メールの作成・送信
出欠を取るために、社内へ案内メールを送ります。以下のようなテンプレートがあると便利です。
対象人数が多い場合は、対象者リストを作成し、返信や出欠の有無を確認できるようにすると良いでしょう。
〈社内メール例〉
件名：〇〇さん送別会のご案内（〇月〇日開催）
本文：
お疲れ様です。
このたび、〇〇さんの送別会を以下の通り開催予定です。
ご都合のつく方はぜひご参加ください。
【日程】〇月〇日（〇）19:00～
【場所】〇〇（店舗名・住所）
【会費】〇〇円（飲み放題付き）
【出欠回答】〇月〇日（〇）までにご返信ください。
ご不明点があれば、幹事〇〇までご連絡ください。
4. 参加者の取りまとめ
出欠返信をもとに、人数を確定します。
参加者を一覧表（ExcelやGoogleスプレッドシート）にまとめておくと、会場や会費の計算がスムーズであるほか、当日の出欠確認にも利用できて便利です。
・出席／欠席／未定を管理
・アレルギーやお酒NGの情報も一緒に記録
・あらかじめ遅刻や後からの合流がわかっている場合は備考にメモしておく
5. 進行内容・挨拶の依頼
会の進行イメージをざっくりと作成し、適任者に挨拶を依頼しましょう。
・開会の挨拶：上司や年長者
・主役へのメッセージ：同僚や後輩など
・閉会の挨拶：幹事 or 上司
この段階でプレゼントやサプライズ演出が必要かどうかも検討し、手配を始めます。
6. 会費の回収方法を決める
当日現金回収にする場合は、お釣りと封筒の用意を忘れずに。
できる限り金額ぴったりに用意してもらうようアナウンスするのもおすすめです。
回収ミスや混乱を防ぐには、事前の振り込みやキャッシュレス決済（PayPay・楽天ペイなど）の利用もおすすめです。
幹事がやること②：当日編
送別会当日は、幹事が中心となってスムーズに進行することが求められます。
事前の準備を活かして、安心して本番に臨みましょう。
ここでは、よくある当日のタイムラインに沿って、幹事の動きを具体的に解説します。
18:30（開始30分前）：早めに会場入り＆最終確認
・会場に一番乗りして、席順・備品・料理の確認を行います
・プレゼントや余興に必要な道具がある場合は、忘れずセッティング
・スタッフに進行スケジュールを共有しておくと安心です
19:00：受付＆スタートの挨拶
・参加者の到着を確認しながら受付を行い、会費を回収します（必要な場合）
・定刻になったら開会の挨拶へ
19:10～：歓談・食事・ゲーム・余興
・歓談タイムに入ったら、食事と会話を楽しんでもらいましょう
・中盤でゲームや余興を入れると、雰囲気が一層盛り上がります
20:30～：主役へのメッセージ・プレゼント贈呈
・幹事から一言、続いて代表者から送る言葉やプレゼントの贈呈
・感謝の気持ちをしっかり伝える時間に
20:50：締めの挨拶
・最後に、今後の活躍を願って全員で拍手
21:00：お開き＆二次会の案内（希望者のみ）
・二次会を予定している場合は、このタイミングで案内
・会場の撤収、忘れ物の確認も幹事の仕事です
幹事のひと工夫で印象UP！
・主役に「〇〇さんとの思い出写真」や「みんなの寄せ書きメッセージ」など、形に残るものを渡せると、感動的な締めくくりになります
・写真撮影も忘れずに！後日、写真共有やお礼メールを送ると好印象です
幹事がやること③：挨拶・スピーチの例文
送別会では、場の雰囲気をつくる「冒頭の挨拶」や、主役を送り出す「締めのスピーチ」がとても重要です。
ここでは、幹事が押さえておきたい挨拶のポイントと、すぐに使える例文を紹介します。
冒頭の挨拶（フォーマルVer）
「皆さん、本日はお忙しい中お集まりいただきありがとうございます。
ただいまより、〇〇さんの送別会を開催いたします。
〇〇さんには在職中、大変お世話になり、特に〇〇では、たくさん貢献していただきました。
本日は感謝の気持ちを込めて、ささやかではありますが、みんなで楽しめる場を用意しました。
最後までごゆっくりお楽しみください。」
冒頭の挨拶（カジュアルVer）
「皆さん、お疲れさまです！今日は〇〇さんの送別会ということで、〇〇のみんなで集まりました。
寂しさもありますが、せっかくの機会なのでワイワイ楽しく送り出しましょう！
お酒も料理もたくさん用意しているので、たくさん食べて飲んで、〇〇さんとの思い出もいっぱい語ってください！」
締めのスピーチ（感動Ver）
「本日は〇〇さんの送別会にご参加いただき、ありがとうございました。
〇〇さんの明るさと気配りには、職場全体が助けられてきました。
新天地でのご活躍を、心からお祈りしています。
〇〇さん、本当にありがとうございました！」
締めのスピーチ（軽やかVer）
「そろそろお開きの時間が近づいてまいりました。
〇〇さん、これまで本当にお疲れさまでした！
次のステージでも、変わらぬ〇〇さんらしさで活躍されることを願っています。
それでは、最後にみんなで大きな拍手で送り出しましょう！」
幹事が紹介できる「送る言葉」の工夫例
・同期や上司に一言コメントをもらっておく
・「〇〇さん語録」や「思い出ランキング」など軽いネタを入れてもOK
・フォトスライドや寄せ書きをスピーチ中に披露するのも感動的
幹事がやること④：準備物・プレゼントのアイデア
送別会の場をスムーズに進行させ、主役にとっても記憶に残る会にするには、事前準備がカギです。
以下のチェックリストを使って、準備漏れを防ぎましょう。
基本の準備物リスト
プレゼントアイデア：シーン別おすすめプレゼント紹介
ワンポイントアドバイス
・寄せ書きは事前に回しておくと当日慌てずに済みます
・フォトスライドや動画演出をするなら、5分以内がちょうど良い長さ
・プレゼントにメッセージを添えると、より印象的になります
幹事がやること⑤：失敗しないための注意点
送別会は、主役となる方への感謝を伝える大切な場です。
トラブルを避け、全員が気持ちよく過ごせるように、以下のポイントを事前に押さえておきましょう。
1. 主役の都合を最優先にする
日程や場所、メンバー構成は主役の希望や予定を最優先に。
「サプライズだから確認できない……」という場合も、事前にさりげなくヒアリングを。
本人が楽しめなかったら本末転倒です。
2. 宗教・アレルギー・嗜好に配慮を
飲食のメニューやプレゼントの内容には、宗教や体質、個人の好みへの配慮も大切。
幹事が少し気にかけるだけで、全体の満足度がぐっと上がります。
3. お酒の席でのトラブル防止
送別会は盛り上がる場でもありますが、過度な飲酒や無理なイジリ・余興はNG。
悪気がなくても、相手にとって不快な思い出になってしまうことも。
あくまで「感謝」と「ねぎらい」の気持ちを忘れずに。
4. 時間とメリハリのある進行
ダラダラとした進行は場の空気を重くしがち。
事前にタイムスケジュールを立てておき、予定時間内でスマートに進行しましょう。
進行役（MC）は別の人に任せると幹事の負担も軽減できます。
5. 写真・動画撮影の許可確認
思い出に写真や動画を残したい場合は、事前に全員の撮影可否を確認しましょう。
個人情報やプライバシーへの配慮も、これからの時代には欠かせません。
まとめ：送別会は「感謝」を届ける大切な機会
送別会の幹事は大変ですが、感謝の気持ちをカタチにできるやりがいのある役割です。
この記事で紹介したステップやチェックリストを参考に、ぜひ素敵な送別会を企画してみてください。
「とはいえ、やっぱり全部を一人で準備するのは不安……」
そんな方は、イベントのプロに任せるのも選択肢のひとつですよ。
株式会社ハレガケは、これまで数多くの企業様の懇親会や社内イベントの企画・運営をサポートしてきました。
ゲームや進行プランのご提案はもちろん、当日の運営サポート・MC手配・演出までワンストップで対応可能です。
送別会を「ただの飲み会」で終わらせたくない方、印象に残る会にしたい方は、ぜひお気軽にご相談ください！
なお、懇親会で盛り上がる、チーム対抗ゲームをお探しの方には、こちらの記事もおすすめです。
