はじめに
今回の記事は、懇親会の幹事を任された方向けの解説記事になっています。
突然の幹事指名に、戸惑いを覚えている方もいらっしゃるかもしれません。
しかし幹事として携わることは、参加者にとって記憶に残る、最高のイベントを作り上げる機会でもあります。
この記事では、幹事を務めるあなたに向けて、懇親会の平均的な予算感から、賢く費用を抑えるための具体的な方法まで、詳しく解説していきます。
役立つ情報をたくさん盛り込みましたので、ぜひ最後までお読みいただき、自信を持って懇親会当日を迎えてください。
まずは知っておきたい！懇親会の平均予算と経費の内訳
「一体どのくらいの費用がかかるのだろう？」まずはそこが最も気になる点でしょう。
懇親会の予算は、参加人数や会場のグレード、料理のコースなどによって大きく変動します。
今回は、飲食をともなう懇親会での予算を見ていきましょう。
一般的に、一人当たりの平均予算は3,000円～7,000円程度とされています。
もちろん、これはあくまで目安です。
都心の一等地にある高級レストランを貸し切る場合もあれば、会社の会議室で持ち寄りパーティーを行う場合もあります。
次に、懇親会にかかる主な経費の内訳を見ていきましょう。
・会場費
レストランや居酒屋のコース料金、貸し会議室の貸し切り費用など。
参加人数が増えるほど大きな会場が必要になるので、総額は大きくなります。
・飲食費
料理のコース料金と飲み放題プランが一般的です。
飲み放題の内容や料理の品数によって大きく変わります。
貸し会議室や会社内で行う場合は、ケータリングの利用が一般的です。
・備品、装飾費
会場を飾り付ける装飾品や、ゲームで使用する景品などの費用です。
・雑費
案内状の作成費、当日必要な細々とした物の購入費などが該当します。
・キャンセル料
予約した人数が減少した場合などに発生することがあります。
これらの経費を把握しておくことで、予算立てがしやすくなります。
費用を抑えるための賢い選択や、具体的な方法をご紹介
予算内で満足のいく懇親会を実現できるように、費用を抑えるための具体的な方法をいくつかご紹介します。
1. 会場選びは慎重に
会場費は懇親会費用の大部分を占めることが多いです。
以下の点を考慮して、賢く選びましょう。
・早めの予約
人気のある会場はすぐに予約で埋まってしまいます。
早めに予約することで選択肢が増え、料金交渉もしやすくなる可能性があります。
・オフシーズンの利用
週末や年末などのピーク時期は、料金が高めに設定されていることが多いです。
可能であれば、平日の夜や少し時期をずらした日程を検討してみましょう。
・会社の会議室やイベントスペースの活用
自社に利用できるスペースがあれば、会場費を大幅に削減できます。
・郊外や穴場の会場を探す
都心から少し離れた場所や、あまり知られていないけれど雰囲気の良いお店を探してみるのも良いでしょう。
・時間制限のあるプランの検討
3時間飲み放題などの時間制限があるプランは、比較的安価に設定されていることがあります。
2. 飲食費を見直す
料理と飲み物は、参加者の満足度に直結する重要な要素ですが、工夫次第で費用を抑えられます。
・コース料理だけでなくアラカルトも検討
参加者の年齢層や好みに合わせて、アラカルトで自由に注文できる形式も検討してみましょう。
・飲み放題の内容を確認
生ビールやカクテルなど、種類が豊富な飲み放題は高価になる傾向があります。
参加者の飲酒量に合わせて、適切なプランを選びましょう。
ソフトドリンクの種類も忘れずに確認してください。
・持ち込み可能なものを活用
会場によっては、一部の飲み物や食べ物の持ち込みが可能な場合があります。
事前に確認してみましょう。
・クーポンや割引の活用
グルメサイトなどで、懇親会プランの割引クーポンやポイント還元がないか探してみましょう。
3. エンタメ・備品費を工夫する
懇親会を盛り上げるためのゲームや企画などのエンタメ要素も大切ですが、予算内で楽しめるように工夫しましょう。
・景品は持ち寄りを検討
全員が喜ぶ高価な景品を用意するのは大変です。
参加者からの持ち寄り制にしたり、会社から提供してもらえるものがないか確認して景品にしたりするのも良いでしょう。
また、万人受けするお菓子や少し豪華なレトルト食品などの飲食物は、値段も抑えつつ喜んでもらえるものが多いのでおすすめです。
・ゲームは定番＆無料のものを活用
高価な機材などをレンタルするのも良いですが、社内備品を使いながら参加者全員で楽しめる簡単なゲームやクイズなどを企画すると安く抑えることができます。
ゲームは複雑でなく、誰もが気軽に参加し楽しめるものにすると盛り上がりますよ。
・装飾は必要最低限に
会場の雰囲気を盛り上げる装飾も大切ですが、凝りすぎると費用がかさみます。
折り紙やマスキングテープなど、安価なものでも十分に華やかにできます。
100円ショップで代用できるものがないか探すのもおすすめです。
4. 幹事の負担を減らす工夫も費用削減につながる
幹事が一人で全てを抱え込むと、時間も労力もかかり、結果的に追加の費用が発生することもあります。
・複数人で役割分担
企画、会場予約、ゲーム準備など、役割を分担することで、それぞれをしっかり調べることができるので穴場や工夫できるポイントを探しやすく、効率的に準備が進められます。
・参加者への協力依頼
受付や集金など、可能な範囲で参加者に協力を仰ぎましょう。
その際は、「何をどうしてほしいか」を明確にして依頼することがポイントです。
懇親会成功の鍵は「早めの準備」と「コミュニケーション」
懇親会の費用を抑えるためには、とにかく早めに動き出すことが重要です。
余裕を持って会場を探したり、参加者の意向を聞いたりする時間があれば、より良い選択ができます。
また、参加者とのコミュニケーションも非常に大切です。
「どのような懇親会にしたいか」「何か希望はあるか」など、参加者の意見を取り入れるだけでなく、お願いできる部分は声をかけて協力してもらうことで、費用を抑えて効率よく準備を進められます。
最後に
懇親会の幹事は確かに大変な役割ですが、工夫次第で費用を抑えながら、参加者全員が楽しめる最高の思い出を作ることができます。
本記事がこれからの準備のお役に立てれば幸いです。
参加してくれた皆さんに「最高の懇親会だった！」と言っていただけるような、素敵な懇親会を開きましょう！
株式会社ハレガケでは、各企業様に合わせた懇親会を全国各地で企画制作してきました。
オリジナルの謎解きイベントやクイズイベントを制作・プロデュースできるだけでなく、お料理や景品の準備、当日のMCやイベント運営、事前の準備から当日の運営まで丸っとお任せいただけます。
幹事の方の負担を大きく減らすことができるほか、当日は幹事の方も参加者として参加することができます。
開催目的やご予算等に応じて、ぴったりの企画をご提案いたしますので、まずはお気軽にご連絡ください。
